Partiamo prima con un po’ di storia e cerchiamo di capire cosa sono le Data Room, ancor prima di diventare Virtual.

Data Room e Virtual Data Room

Le Data Room sono dei posti utilizzati nelle operazioni di due diligence per la cessione di un’azienda o di un ramo di essa, in cui i rappresentanti aziendali si ritrovano per la cessione di un’azienda o di un ramo di essa.

Le Data Room sono luoghi “protetti”, perché in essi il venditore rivela all’ipotetico acquirente informazioni strettamente confidenziali, assolutamente da non divulgare all’esterno e dunque riservate, che riguardano il bene in vendita.

Originariamente si trattava di luoghi fisici, stanze sorvegliate costantemente,situati presso l’azienda messa in vendita o nella sede dei suoi legali, dove i potenziali acquirenti entravano, spesso uno per volta, per poter consultare tutti i dati della società di loro interesse in maniera sicura e blindata.
Spesso, quando si trattava di grosse società o di operazioni finanziarie di alto profilo, era necessaria la presenza di consulenti esperti in varie discipline che aiutassero nelle operazioni di studio e consultazione dei dati, al fine di poter valutare la fattibilità dell’operazione stessa.
Si comprende agevolmente, dunque, come questa procedura fosse dispendiosa sia in termini economici che di tempo: recarsi nella data room, uno alla volta, esaminare i dati, riunirsi poi al fine di discuterli in team e valutare l’entità della transazione comportava infatti un notevole dispendio di denaro e tempo.

I vantaggi delle Virtual Data Room

Per ovviare a questo problema, mantenendo i caratteri di estrema riservatezza che l’operazione richiedeva, non appena la tecnologia ha messo a disposizione i mezzi necessari, le data room hanno ceduto il passo alle Virtual Data Room, ovvero un sofisticato spazio web riservato ai potenziali clienti e alle persone direttamente coinvolte nell’operazione finanziaria, ai quali viene fornito un documento di accesso e una password segreta.

In tal modo, abbattendo quasi completamente i costi della Data Room, la Virtual Data Room ha permesso di accedere a dati riservati, scaricarli, valutarli ed analizzarli, senza costringere gli interessati a spostamenti spesso costosi e talvolta improduttivi, facilitando una comunicazione diretta e veloce tra tutte le figure coinvolte nell’operazione.

Le caratteristiche delle Virtual Data Room

La riservatezza è fatta salva attraverso diverse garanzie di sicurezza: coloro i quali accedono alla Virtual Data Room devono garantire di non divulgare le informazioni riservate ivi contenute; l’acquisizione dei dati viene tenuta sotto controllo con metodi certificati, che registrano l’identità di chi accede ai dati, la tipologia di dati consultata ed eventualmente scaricata e i tempi di connessione di ciascun soggetto.

La Virtual Data Room consente, tra le altre cose, la comunicazione tra potenziali acquirenti e venditore, al quale si possono porre domande in presa diretta o richiedere eventualmente altri documenti contenenti ulteriori informazioni necessarie al potenziale acquirente nella valutazione dell’operazione finanziaria, abbattendo lungaggini che invece si verificavano con il sistema della Data Room.

Chi ha scelto le Virtual Data Room

Importantissime aziende internazionali si sono già avvalse di questo sistema assolutamente sicuro ed innovativo per condurre transazioni aziendali di estremo rilievo economico, tra cui Finmeccanica e Club Med (fonte: Borsa Italiana).

Risulta evidente che avvalersi di una Virtual Data Room diventa una scelta quasi obbligata per le aziende che vogliano proteggere dati riservatissimi e che vogliano facilitare lo scambio di informazioni tra eventuali acquirenti e venditore, senza rinunciare alla sicurezza dello scambio di informazioni così preziose ai fini economici e finanziari, ma eliminando tutti quei costi che una semplice Data Room tradizionale richiedeva.

Internet ha permesso di annullare le distanze geografiche tra noi ed il resto del globo e senz’altro, dal punto di vista finanziario, con la creazione della Virtual Data Room ha segnato un grosso passo in avanti nel processo di cessione di aziende o rami d’azienda, che spesso si configura come un iter molto complesso, ricco di insidie, delicatissimo e oneroso sia in termini economici che di tempo.